Timbratura contabile
Fermapunti - Timbri per la Registrazione Utili
I fermapunti facilitano la registrazione di informazioni importanti stampando una sorta di "modulo" su documenti e atti. Quali informazioni un fermapunti rifletta concretamente dipende sempre dall'effettivo scopo di utilizzo. Queste informazioni possono riguardare, ad esempio, la data di ricezione, un numero di pagamento o di riferimento, un numero di telefono, il centro di costo corrispondente, un conto, un controconto, un numero di progetto e un campo per le firme. Anche il tipo di timbro scelto dipende da queste informazioni.
Campi di applicazione per i fermapunti
Poiché la maggior parte dei flussi di lavoro in uffici, studi legali e contabilità è adattata alle esigenze dell'azienda e quindi è individuale, i fermapunti vengono generalmente configurati su richiesta del cliente. Di conseguenza, il cliente può decidere liberamente le dimensioni e i contenuti della lastretta del timbro. Dato che l'impressione del fermapunti avviene per lo più sulla prima pagina del fascicolo o del caso, è importante che nella sua progettazione venga sempre tenuto conto del flusso di lavorazione dell'azienda. L'operatore vede immediatamente qual è lo stato attuale della lavorazione, in modo da poter lavorare rapidamente sul caso e successivamente inoltrarlo all'impiegato responsabile successivo.
Quali timbri rientrano nella categoria dei fermapunti?
Tuttavia, il fermapunti non è utilizzato solo come un semplice timbratura contabile. Esistono anche semplici timbri di data e altri timbri aziendali. I timbri di data, ad esempio, vengono utilizzati come timbri di ricezione per documenti e atti consegnati. Qui la lastra del timbro può essere dotata di un breve testo, come "Ricevuto", e un campo per le firme, nonché una data modificabile. Anche altri ambiti di applicazione includono uffici postali, aziende logistiche e magazzini, dove viene registrato l'arrivo delle merci mediante timbri contabili.
Fermapunti configurabili
La dimensione di un fermapunti è determinata dall'estensione del testo desiderato e da eventuali aggiunte, come tabelle o campi speciali per annotazioni. Le seguenti informazioni possono essere registrate sulle lastre del timbro:
- Conto
- Controconto
- Centro di costo
- Responsabilità dei costi
- Importo
- Data
Il fermapunti serve per la preparazione della registrazione effettiva, per cui il conto e il relativo controconto sono di fondamentale importanza. Ulteriori dati rilevanti per la registrazione sono il centro di costo e la responsabilità dei costi, affinché l'importo possa essere attribuito correttamente.
Esistono fermapunti i cui contenuti non possono essere modificati successivamente, poiché il corpo del timbro e la lastra del timbro sono uniti in modo indissolubile. Alcuni modelli, come quelli della Trodat Printy Line o della Colop, offrono tuttavia la possibilità di cambiare la lastra del timbro, in modo che il corpo del timbro possa essere utilizzato per scopi differenti. L'unica condizione è che le diverse lastre del timbro abbiano la stessa dimensione e consistenza.
Se si opta per fermapunti con lastra di testo fissa, è necessaria una pianificazione accurata in anticipo. Il timbro dovrebbe essere adattato esattamente ai flussi di lavoro individuali dell'azienda ed includere tutte le informazioni necessarie. Importante è anche il futuro campo di applicazione nell'azienda.
Tipologie di fermapunti
Un fermapunti o timbro contabile è disponibile nelle seguenti varianti:
- Timbri in legno
- Timbri automatici
- Timbri da tavolo
La variante classica è il fermapunti in legno. Il timbro in legno necessita di un cuscinetto d'inchiostro su cui deve essere premuto prima di timbrare per assorbire l'inchiostro. I cuscinetti d'inchiostro sono disponibili in numerose varianti di colore. Ciò consente di assegnare ulteriori priorità al timbro. Il timbro in legno appartiene alle forme di timbro che non possono essere configurate successivamente, quindi la lastra di testo deve essere progettata con attenzione.
Il timbro automatico è solitamente realizzato in plastica ed è quindi leggero e maneggevole. Il cuscinetto d'inchiostro è integrato nel timbro e può essere facilmente sostituito con un cuscinetto di ricambio dopo molte timbrazioni. Anche qui è offerta varietà di colori.
Timbri da tavolo per la registrazione
Un timbro da tavolo è particolarmente adatto per un uso frequente, ad esempio, in enti pubblici, agli sportelli delle banche o nella logistica. I modelli di Trodat Printy e Colop sono solitamente dotati di rinforzi metallici, rendendoli particolarmente stabili. I timbri Trodat Printy possono inoltre essere dotati, oltre alla lastra del timbro personalizzata, di una data modificabile. Per prevenire l'errata stampa della direzione del testo, ogni fermapunti presenta un chiaro contrassegno o una finestra di visualizzazione.
Sinonimi:
- Timbro di prenotazione
- Timbro di contabilizzazione
- Timbro di costo
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